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Sharepoint-basierte IT-Werkzeuge zur Unterstützung des Projektmanagements: Konzept und Erfahrungen

– Einführung und Betrieb von MS Project Server 2010 und MS Project Professional 2010 als Werkzeug für das Projektmanagement und das Portfoliomanagement der uk-it Köln Bonn –

Die Universitätsklinika Bonn und Köln haben seit 2011 ihre IT-Aktivitäten in einem gemeinsamen, internen IT-Dienstleister „uk-it Köln Bonn“ gebündelt. Im Vorfeld wurde in einer Projektphase dieser Kooperation Ende 2009 beschlossen, ein Werkzeug für das Projektmanagement und das Portfoliomanagement einzuführen. Die Wahl fiel hierbei auf das Produkt der Firma Microsoft. Zusätzlich zur rein technischen Einführung dieses Werkzeugs stand man auch vor der Herausforderung eine „Projektmanagementkultur“, d.h. die für ein Projektmanagement erforderlichen Prozesse und Strukturen zu schaffen.

Mit der Einführung eines IT-Werkzeuges sind häufig auch Änderungen in der Aufbau- und/oder Ablauforganisation verbunden; im Fall der uk-it war beides notwendig, was im Rahmen dieses Projektes eine besondere Herausforderung bedeutete. Es wurde sowohl ein Konzept zur Einführung einer Software als auch ein Konzept zur Einführung eines strukturierten Projektmanagements umgesetzt. Die Realisation des ersten Teils erfolgte vergleichsweise problemlos in der Zeit von Juni 2010 bis September 2011. Die Änderungen von Prozessen und Orga-Strukturen, die parallel dazu stattfanden, sind noch heute in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess und ein Abschluss ist zumindest in diesem Jahr noch nicht vorhersehbar.

Alle Aspekte, sowohl technische, als auch Prozessthemen und die damit verbundenen organisatorische Änderungen werden anhand dieses Erfahrungsberichtes vorgestellt.